Perdu(e) dans le dédale des flux d’informations qui circulent dans votre entreprise ? Vous vous demandez comment mettre de l’ordre dans le chaos des documents qui s’accumulent ? N’ayez crainte, la pyramide documentaire est là pour vous aider à y voir plus clair. Voici une plongée dans les profondeurs de ce système de gestion documentaire qui a révolutionné le management qualité des entreprises.

La structure documentaire : un socle pour une gestion de qualité

La structure documentaire constitue la base de toute entreprise qui se respecte. C’est le socle sur lequel repose l’ensemble des informations nécessaires à la prise de décision, à l’élaboration des processus et des procédures, au suivi des performances et à l’amélioration continue.

Un des principaux défis pour une entreprise est de pouvoir disposer d’un système documentaire fiable et efficace. C’est là qu’intervient la pyramide documentaire. C’est un modèle de gestion qui permet d’organiser les documents d’une entreprise de manière structurée et hiérarchique. C’est un outil indispensable pour assurer une gestion électronique des documents (GED) de qualité.

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La pyramide documentaire : un système de gestion efficace

La pyramide documentaire est ainsi appelée car elle représente la structure des documents du système de management qualité (SMQ) sous forme de pyramide. La base de cette pyramide est composée de documents tels que les enregistrements, les modes opératoires et les procédures, qui sont nécessaires pour le bon fonctionnement des activités de l’entreprise.

Au sommet de cette pyramide, on retrouve le manuel qualité. Ce document principal définit la politique qualité de l’entreprise, ses objectifs et ses engagements en matière de qualité. Il est le reflet de la volonté de l’entreprise de se conformer à la norme ISO relative à la gestion de la qualité.

Les couches intermédiaires de la pyramide sont constituées de différents documents tels que les politiques et les objectifs, les processus, les procédures et les instructions de travail. Ces documents décrivent en détail comment l’entreprise met en œuvre sa politique qualité.

Vous pouvez aussi lire l’article d’AFNOR sur l’architecture du système documentaire, que nous avons notamment utilisé comme source de cet article. 

Le rôle central du logiciel de gestion documentaire

Dans le monde moderne de l’entreprise, les logiciels de gestion documentaire jouent un rôle central. Ils permettent de stocker, de classer, de retrouver et de partager facilement les documents. Ils offrent également des fonctionnalités avancées comme la gestion des versions des documents, la gestion des droits d’accès, et même l’automatisation de certaines tâches.

Ces outils sont indispensables pour maintenir la cohérence et l’intégrité de la structure documentaire. Ils facilitent la mise en place des procédures, l’assurance qualité, et en fin de compte, ils contribuent à l’amélioration continue de la qualité.

Pour conclure : la pyramide documentaire est un outil indispensable

Retrouver une information rapidement, garantir la traçabilité des documents, assurer leur conformité aux normes en vigueur, tels sont les atouts de la pyramide documentaire. En somme, c’est une véritable boussole qui guide l’entreprise dans sa quête de la qualité. Tout comme la boussole a changé le cours de l’histoire en permettant la navigation en haute mer, la pyramide documentaire peut changer le cours de votre entreprise en améliorant son management qualité. Alors, prêt(e) à embarquer pour un voyage vers la qualité ?

Pour aller plus loin, découvrez les différentes méthodes de gestion documentaire