La gestion électronique des documents (GED) est devenue un élément incontournable dans le monde de l’entreprise. De plus en plus d’entreprises optent pour ce système afin d’optimiser leur gestion documentaire. Mais quel est exactement le rôle de la GED ? Quels sont les différents types de GED sur le marché ? Comment choisir la solution la plus adéquate pour son entreprise ? C’est ce que nous allons découvrir ensemble!
La GED expliquée en quelques mots
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il importe de comprendre ce qu’est la GED. La GED ou gestion électronique des documents est un système qui permet de gérer de manière efficace les documents d’une entreprise. Cette gestion passe par plusieurs étapes : la dématérialisation des documents, le stockage électronique, l’accès et la recherche des documents, leur archivage électronique et enfin, leur destruction sécurisée.
La mise en place d’un système de GED offre plusieurs avantages. En premier lieu, elle rend le processus de gestion documentaire plus efficace et rapide. Elle permet également de réduire l’espace de stockage physique nécessaire pour conserver les documents, de garantir leur sécurité et de faciliter leur recherche. Enfin, elle peut se révéler être une solution économique à long terme.
Les différents types de GED expliqués
Il existe plusieurs types de GED, chacun répondant à des besoins spécifiques. Il est donc nécessaire d’identifier les besoins de l’entreprise avant de choisir une solution GED.
GED de production
La GED de production est une solution axée sur le traitement et la gestion des documents de travail. Elle permet de créer, de partager, de modifier et de consulter les documents de manière collaborative. Ce type de GED est particulièrement adapté aux entreprises dont les processus métiers sont basés sur la gestion de documents.
GED de diffusion
La GED de diffusion se concentre sur la distribution des documents au sein de l’entreprise et à ses partenaires externes. Elle permet de diffuser rapidement les documents à un grand nombre de personnes. La GED de diffusion est idéale pour les entreprises qui ont besoin de partager des informations avec leurs clients, fournisseurs ou partenaires.
GED d’archivage
La GED d’archivage est une solution dédiée à la conservation des documents. Elle assure leur archivage électronique de manière sécurisée et permet de les retrouver facilement en cas de besoin. Elle est particulièrement utile pour les entreprises qui doivent conserver des documents pour des raisons légales ou réglementaires.
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Comment choisir la solution GED adaptée à son entreprise ?
Le choix d’un système de GED doit être basé sur les besoins spécifiques de l’entreprise. Il est donc important d’identifier ces besoins avant toute chose. Voici quelques questions à se poser :
- Quels sont les types de documents que l’entreprise doit gérer ?
- Quel est le volume de documents à gérer ?
- Quels sont les processus de travail de l’entreprise ?
- Quels sont les besoins de partage et de collaboration de l’entreprise ?
- Quels sont les besoins d’archivage de l’entreprise ?
Une fois que ces questions ont trouvé des réponses claires, il sera nettement plus aisé de choisir la solution GED la plus adaptée.
Pour conclure : à chaque besoin sa solution GED
La gestion électronique des documents est une solution technologique qui apporte de nombreux avantages aux entreprises, à condition de choisir la solution la plus adaptée à ses besoins. Que ce soit pour la gestion des documents de travail, la diffusion des informations ou l’archivage des documents, il existe une solution GED pour chaque besoin. Il suffit de bien identifier ses besoins pour faire le bon choix. En fin de compte, la GED est un véritable levier de performance pour l’entreprise, permettant d’optimiser ses processus, de gagner en efficacité et de sécuriser ses informations.