Dans le monde contemporain, l’information est devenue la clé de voûte de toute entreprise. La gestion de cette information, ainsi que son traitement, son stockage et son partage, sont aujourd’hui au cœur de la stratégie d’entreprise. Afin d’optimiser ces processus, de nombreuses solutions technologiques ont été développées. Parmi elles, la GED (Gestion Électronique de Documents) et l’ECM (Enterprise Content Management) sont deux des concepts les plus couramment utilisés. Mais en quoi ces deux notions se différencient-elles ? C’est ce que nous allons tenter d’éclaircir dans cet article.

GED : Gestion Électronique de Documents

La GED est une technologie qui permet de gérer, d’archiver et de diffuser les documents au sein d’une entreprise. Elle se concentre principalement sur le cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage électronique. La GED facilite le classement et la recherche de documents, tout en garantissant leur intégrité et leur traçabilité.

La GED se focalise sur l’aspect documentaire de l’information. Elle est particulièrement utile pour les entreprises qui doivent gérer de grandes quantités de documents papier. Grâce à la dématérialisation, ces documents sont digitalisés et intégrés dans un système d’informations. Cela permet un gain de temps considérable et facilite le partage d’information.

ECM : Enterprise Content Management

L’ECM, quant à lui, est une solution plus globale. Il vise à gérer l’ensemble des contenus et informations non structurées d’une entreprise : fichiers, emails, images, vidéos, etc. L’ECM ne se limite pas à la gestion documentaire, il permet également de gérer les workflows, la collaboration, la gestion des records (Records Management) et la gestion des connaissances.

L’ECM est donc une évolution de la GED, une solution plus complète, qui ne se limite pas à la gestion électronique des documents. Il englobe également la gestion de contenus variés, et propose des outils pour faciliter la collaboration et la gestion des connaissances au sein de l’entreprise.

Comparaison GED et ECM : des différences marquées

Bien que ces deux concepts soient similaires, ils présentent des différences notables.

• La GED se concentre essentiellement sur la gestion des documents. Elle permet de gérer le flux de documents, de leur création à leur archivage. La GED est une solution idéale pour les entreprises qui doivent gérer de grandes quantités de documents papiers.
• L’ECM, en revanche, propose une approche plus complète et plus intégrée. Il s’agit d’une solution qui englobe non seulement la gestion des documents, mais aussi la gestion de tous types de contenus non structurés. L’ECM permet également de gérer d’autres aspects, tels que les workflows, la collaboration, la gestion des connaissances, etc.

Voir aussi notre article qui différencie SAE et GED

GED ou ECM : quelle solution pour mon entreprise ?

Au final, le choix entre GED et ECM dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Si vous devez principalement gérer des documents, la GED pourrait être la solution idéale. En revanche, si vous avez besoin d’une solution plus complète qui vous permet de gérer non seulement des documents, mais aussi des contenus variés et des processus métiers, l’ECM serait plus adapté.

Il est important de noter que GED et ECM ne sont pas mutuellement exclusifs. De nombreuses solutions ECM intègrent des fonctionnalités de GED, et vice versa. Le choix dépend donc des besoins spécifiques de votre entreprise et de votre volonté d’intégrer et de gérer l’information de manière plus globale.

En somme, GED et ECM sont deux solutions technologiques qui répondent à un même objectif : améliorer la gestion de l’information au sein de l’entreprise. Le choix entre l’un ou l’autre dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise. Quelle que soit votre choix, ces deux solutions vous aideront à optimiser votre gestion de l’information, à améliorer votre productivité et à prendre des décisions plus éclairées.