La gestion des documents n’est plus un processus manuel impliquant des piles de papier et des classeurs poussiéreux, et c’est tant mieux ! Aujourd’hui, la gestion documentaire s’est transformée en un processus électronique et automatisé, facilité par des outils technologiques innovants. La gestion documentaire est devenue un enjeu majeur pour toute entreprise moderne. Mais quelles sont les différentes méthodes de gestion documentaire ? Découvrez-le dans cet article.
La gestion traditionnelle des documents papier
Malgré l’ère numérique, les documents papier sont toujours présents dans de nombreuses organisations. La gestion traditionnelle des documents implique la collecte, l’organisation et le stockage de documents papier dans des classeurs, des tiroirs ou des armoires. Il peut s’agir de factures, de contrats, de relevés, de rapports, etc.
Cette méthode est cependant confrontée à plusieurs défis. Le stockage physique des documents peut occuper un espace important, coûter cher et poser des problèmes de sécurité. De plus, la recherche et la récupération de documents peuvent être lentes et inefficaces. C’est là que les solutions de gestion électronique de documents (GED) entrent en jeu.
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La gestion électronique de documents (GED)
La gestion électronique de documents représente une révolution dans la manière dont les entreprises gèrent leurs informations. Au lieu de stocker des documents papier, les documents sont numérisés et stockés numériquement. Cela offre une série d’avantages par rapport à la gestion traditionnelle des documents papier :
- La GED permet un accès rapide et facile aux documents. Vous pouvez rechercher et retrouver un document en quelques secondes, plutôt qu’en quelques minutes ou heures. De plus, elle permet un partage facile des documents entre les membres de l’équipe, améliorant ainsi la collaboration et l’efficacité.
- Un logiciel GED offre des fonctionnalités avancées telles que l’indexation automatique, le flux de travail documentaire automatisé et le contrôle des versions, ce qui permet d’améliorer considérablement l’efficacité et la précision du processus de gestion documentaire.
- Enfin, la GED améliore la sécurité des documents. Les documents numériques peuvent être protégés par des mots de passe, des chiffrements et d’autres mesures de sécurité.
La gestion de contenu d’entreprise (ECM)
La gestion de contenu d’entreprise (ECM) va au-delà de la simple gestion des documents. Elle couvre l’ensemble des processus, des stratégies et des outils utilisés pour capturer, gérer, stocker, préserver et diffuser le contenu et les documents liés aux processus organisationnels d’une entreprise.
L’ECM permet de gérer non seulement des documents structurés (comme les factures, les contrats, etc.), mais aussi des contenus non structurés (comme les e-mails, les vidéos, les publications sur les réseaux sociaux, etc.). En outre, l’ECM se concentre également sur la gestion du cycle de vie des documents, de la création à la destruction. Cela comprend la gestion des versions, le contrôle de l’accès, la gestion des droits d’auteur, la conservation et l’archivage.
Lisez à ce sujet notre article sur les différences entre GED et ECM
La gestion de l’information d’entreprise (EIM)
La gestion de l’information d’entreprise (EIM) est une approche plus globale de la gestion des informations et des documents. Elle intègre toutes les données et informations d’une entreprise, qu’elles soient structurées ou non structurées, et les organise de manière à faciliter leur accès et leur utilisation.
L’EIM comprend non seulement la GED et l’ECM, mais aussi d’autres domaines tels que la gestion des connaissances, la gestion des processus métier, la gestion des données de référence, l’analyse des données et le big data. L’objectif de l’EIM est de fournir aux entreprises une vue à 360 degrés de leurs informations, afin de faciliter la prise de décision et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.
La gestion documentaire a parcouru un long chemin depuis l’époque des documents papier et des classeurs. Aujourd’hui, elle repose sur des technologies avancées et des stratégies sophistiquées, allant de la simple GED à l’ECM et à l’EIM. Chaque méthode a ses propres avantages et inconvénients, et le choix dépend de la taille de l’entreprise, de ses besoins spécifiques et de ses ressources disponibles.